Makalah Perbekalan kantor

 

MAKALAH

MAKALAH

MANAJEMEN PERBEKALAN

DISTRIBUSI PERBEKALAN KANTOR

Disusun Oleh :

Devilia Zuliani                       7101415

Akhmad Yusuf Efendi         7101415

Jaza’ul Muslimah                  7101415

Imam Fakhrurozi                  7101415

Nuratun Zakiyah                  7101415

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

2016

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Sebuah kantor tidak bisa berfungsi  dengan baik tanpa adanya persediaan perbekalan kantor seperti perabotan kantor dan alat-alat kantor lainnya yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia,untuk mencapai kelancaran dalam suatu pekerjaan juga sangat tergantung pada sarana dan prasarana dan system pengelolaan yang efektif. Maka dalam hal itu untuk pemenuhan persediaan kantor ini sumber daya manusianya memerlukan untuk melakukan pendistribusian kantor guna untuk pemenuhan perlengkapan-perlengkapan kantor guna memperlancar kegiatan kantor.

B.     Rumusan

1.      Apa yang dimaksud dengan distribusi perbekalan kantor ?

2.      Apa saja asas-asas yang digunakan dalam distribusi perbekalan kantor?

3.      Bagaimana proses kegiatan distribusi perbekalan kantor ?

C.     Tujuan

1.      Untuk mengetahui pengertian dari distribusi perbekalan kantor.

2.      Untuk mengetahui asas-asas apa saja yang mendasari daam pendistribusian kantor.

3.      Untuk mengetahui dan mendiskripsikan proses-proses pendistribusian perbekalan kantor.

BAB II

ISI

1.      Pengertian Distribusi Perbekalan

Secara umum pengertian Distribusi adalah suatu proses penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen dan para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa tersebut diperlukan. Dan Perbekalan sendiri memiliki makna yang sama dengan logistic, sarana prasarana, dan lain sebagainya.

Sehingga dapat diartikan bahwa Distribusi perbekalan merupakan kegiatan dan usaha pengurusan dalam penyelenggaraan penyaluran dan penyampaian kebutuhan perbekalan kepada unit-unit kerja yang membutuhkan. Dari pengertian ini dapat ditekankan bahwa dalam kegiatan distribusi perbekalan tidak sekadar memberikan/menyerahan perbekalan kepada unit kerja yang memerlukan, tetapi lebih dari itu dituntut adanya kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian yang tepat sehingga tercipta suatu cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dalam penyaluran perbekalan secara teratur, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Kegiatan distribusi perbekalan pada dasarnya merupakan kelanjutan dari proses penyimpanan/penggudangan perbekalan, ataupun secara empirik merupakan satu bagian dari kegiatan penggudangan perbekalan itu sendiri. Kegiatan distribusi barang ini pada dasarnya juga merupakan satu bagian kegiatan dari serangkaian kegiatan guna pemenuhan kebutuhan perbekalan bagi unit unit kerja dalam suatu organisasi. Oleh karena itu, kegiatan distribusi perbekalan ini tidak boleh dianggap sepele ataupun remeh dalam penyelenggaraan kegiatan dalam suatu organisasi, tetapi sebaliknya kegiatan ini harus mendapat perhatian yang proporsional karena efektivitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan sangat ditentukan oleh profesionalitas dalam pengelolaan kegiatan distribusi perbekalan ini.

2.      Asas-AsasPenyaluranPerbekalan

Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan, dalam penyaluran kebutuhan perbekalan harus memperhatikan dan mengimplementasikan beberapa asas dalam penyaluran perbekalan.Beberapa asas tersebut adalah sebagai berikut:

1.      Ketepatan jenis dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan

Penyampaian perbekalan hendaknya sesuai dengan jenis dan spesifikasiperbekalan yang telah ditetapkan sehingga secara fungsional dapat mencapai batasyang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan, disamping dilihat dari nilai efisiensi, baik ditinjau dari sisi waktu, tenaga maupunfinansial.

2.      Ketepatan nilai perbekalan yang disampaikan

Ketepatan penyampaian perbekalan sesuai dengan nilai yang telah ditetapkanberarti tidak kurang ataupun tidak lebih dari nilai yang telah ditetapkan semula. Hal initerkait dengan pertimbangan pelaksanaan program efisiensi unit kerja danorganisasi secara keseluruhan, maupun pertimbangan prestise.

3.      Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan

Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan berarti unit penyalur perbekalantidak menyampaikan perbekalan ke unit kerja yang membutuhkan kurang ataupunlebih dari yang seharusnya (sesuai dengan permintaan dan atau kebutuhan). Halini dilakukan karena apabila suatu unit organisasi diberi lebih, mungkin sekali unit kerjatersebut bersikap dan bertindak boros, sedangkan apabila kurang dari permintaan(kebutuhan) tentunya akan menghambat aktivitas unit kerja tersebut, dan dalam halini unit kerja tersebut akan terganggu, bahkan terhenti dalam melakukan aktivitasnyasehingga tentunya juga akan merugikan organisasi secara keseluruhan.

4.    Ketepatan waktu penyampaian

Apabila suatu unit penyalur perbekalan tidak tepat waktu dalam menyampaikanpermintaan perbekalan, terlambat misalnya, jelas akan menghambat aktivitasorganisasi karena seharusnya unit kerja dapat melakukan kegiatan operasional,tetapi karena perbekalan yang mendukung aktivitas tersebut tidak ada, aktivitasunit kerja ter sebut menjadi terganggu atau bahkan berhenti sama sekali.

5.      Ketepatan tempat penyampaian

Penyampaian perbekalan yang tidak tepat tempat tentunya juga berdampak tidakdapat berjalannya kegiatan operasional suatu unit kerja tertentu. Apabila hal initerjadi selain unit kerja yang mem butuhkan perbekalan tidak melaksanakankegiatan operasionalnya, mungkin sekali juga akan mengganggu aktivitas unit kerjalain. Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasisecara keseluruhan.

6.      Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan

Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam organisasi hendaknyabarang yang disampaikan ke unit kerja merupakan barang yang siap pakai (readyfor use) sehingga kondisi barang tersebut harus dalam keadaan baik, bukanbarang/perbekalan yang rusak.

Agar asas-asas penyaluran kebutuhan perbekalan tersebut dapatdirealisasikan dengan baik, perlu didukung ketelitian dan disiplin yang tinggi dari parapetugas penyalur perbekalan. Petugas yang di beri tugas dan wewenang dalampenyaluran kebutuhan perbekalan harus senantiasa berpedoman pada suratpermintaan pengadaan barang dan keputusan pejabat pengambil keputusan untukdiadakannya kebutuhan perbekalan berdasarkan usulan unit kerja tertentu. Dengandemikian, akan dapat dihindari kesalahan dalam penyaluran perbekalan ke unit kerjatertentu, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi perbekalan, jumlah, waktu,maupun tempat.

Disamping itu, dalam kegiatan penyaluran perbekalan juga dibutuhkan adanyapetugas penyalur perbekalan yang jujur dan bertanggung jawab. Hal ini mengingatdalam kegiatan penyaluran perbekalan ini sangat mudah untuk melakukanpenyelewengan wewenang secara sengaja, baik yang dilakukan petugas penyalurkebutuhan perbekalan secara sendirian, maupun dengan melakukan kerja sama denganpemakai barang (user), yakni para pegawai unit-unit kerja dalam organisasi.

3.      ProsesKegiatanDistribusiPerbekalan

Proses distribusi  pada adasarnya adalah menciptakan faedah (utility) waktu, tempat, dan pengalihan hak milik. Dalam mencipatakan ketiga faedah tersebut, terdapat dua aspek penting yang terlibat didalamnya, yaitu :

1)      Lembaga yang berfungsi sebagai saluran distribusi  (Channel of distribution/ marketing channel)

Saluran distribusi pada dasarnya meupakan perantara yang menjembatani antara produsen dan konsumen. Perantara tersebut digolongkan kedalam dua golongan, yaitu : pedagang perantara dan agen perantara. Perbedaannya terletak pada aspek pemilikan serta proses negosiasi dalam pemindahan produk yang disallurkan tersebut.

-          Pedagang Perantara

Pada dasarnya, pedagang perantara (merchant middleman) ini bertanggungjawab terhadap pemilikan semua barang yang dipasarkan atau dengan kata lain pedagang mempunyai hak atas kepemilikan barang. Ada dua kelompok yang termasuk dalam pedagang perantara yaitu : pedagang besar dan pengecer. Namun tidak menutup kemungkinan bahwa produsen juga tidak bertindak sekaligus sebagai pedagang, karena selain membuat barang juga memperdagangkannya.

-          Agen Perantara

Agen perantara (Agent middleman) ini tidak mempunyai hak milik atas semua barang yang mereka tangani. Mereka dapat digolongkan kedalam dua golongan, yaitu :

1.      Agen Penunjang

-          Agen pembelian dan penjualan

-          Agen pengangkutan

-          Agen Penyimpanan

2.      Agen Pelengkap

-          Agen yang membantu dalam bidang finansial

-          Agen yang membantu dalam bidang keputusan

-          Agen yang dapat memberikan informasi

-          Agen khusus

Menurut Philip Kotler (1993:174) agar suatu keguiatan penyaluran barang dapat berjalan dengan baik (efektif dan efisien) maka para pemakai saluran distribusi harus mampu melaksanakan sejumlah tugas penting, yaitu :

a)      Penelitian, yaitu melakukan pengumpulan informasi penting untuk perencanaan dan melancarkan pertukaran.

b)      Promosi, yaitu pengembangan dan penyebaran informasi yang persuasive mengenai  penawaran

c)      Kontak, yaitu melakukan pencarian dan mnjalin hubungan dengan pembeli

d)     Penyelarasan, yaitu mempertemukan penawaran yang sesuai dengan permintaan pmbeli termasuk kegiatan seperti pengolahan, penialaian dan pengemasan.

e)      Negosiasi, yaitu melakukan usaha untuk mencapai persetujuan akhir mengenai harga dan lain-lain sehubungan dengan penawaran sehingga pemindahan pemilikan atau penguasaan biasa dilaksanakan.

f)       Distribusi Fisik, yaitu penyediaan sarana transportasi dan penyimpanan barang.

g)      Pembiayaan, yaitu penyediaan permintaan dan pembiayaan dana untuk menutup biaya dari aluran pemasaran / distribusi tersebut.

h)      Pengambilan resiko, yaitu melakukan perkiraan mengenai resiko sehubungan dengan pelaksanaan pekerjaan saluran tersebut.

2)      Aktivitas yang menyalurkan arus fisik barang (Physical Distribution)

Distribusi fisik merupakan aspek penting kedua dalam rangka menjadikan suatu produk tersedia bagi konsumen dalam jumlah, waktu, dan tempat yang tepat.

Pendistribusian fisik disebut juga penyaluran barang, merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari suatu instansi kepada instansi yang lain. Penyaluran barang meliputi kegiatan :

1.      Penyusunan Alokasi

2.      Pengiriman

3.      Penyerahan

4.      Pembuatan Laporan

1.      Penyusunan Alokasi

Penyusunan alokasi berguna untuk menghindari pemborosan yang tidak perlu. Artinya jumlah (kuantitas) dan frekuensi pengiriman diatur dengan sebaik-baiknya, sehingga tidak menimbulkan kerugian.

Dalam penyusunan alokasi hendaknya diperhatikan factor-faktor sebagai berikut :

a.       Penerimaan / konsinyi (Consignee)

b.      Waktu

c.       Jenis

d.      Jumlah barang

a)      Penerimaan atau konsinyi

Penerimaan (konsinyi) adalah pihak penerima kiriman barang, kadang-kadang penerima barang tetapi tidak selalu menjadi pemakai barang. Nama konsinyi harus selalu jelas dicantumkan dalam daftar alokasi.

Agar jelas dan menjaga ketertiban penerima barang harus disebutkan hal sebagai berikut :

1.      Jabatan penerima barang hendaknya disesuaikan dengan peraturan yang berlaku.

2.      Untuk penerima jabatan yang berlainan instansi, harus disesuaikan dengan surat keputusan yang berlaku di instansi yang bersangkutan, dengan mencantumkan nama instansi tersebut.

3.      Dalam hal penerimaan barang umumnya dilakukan oleh pimpinan proyek, maka nama proyek harus ditulis lengkap, dan tidak boleh ditulis singkat.

4.      Alamat penerima barang ditulis dengan menyebutkan nama kotamadya atau kabupaten, dan provinsinya.

b)    Waktu

Telah diketahui bahwa untuk barang yang digunakan dilingkungan kantor atau instansi terdiri dari barang yang habis dipakai dan tidak habis dipakai. Untuk barang yang habis dipakai perlu dijelaskan bahwa barang tersebut dijperlukan untu jangka waktu tertentu. Sebagai contoh, kertas yang dikirim adalah untuk keperluan Kantor Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Semarang untuk triwulan 1 tahun 2015/2016.

c)      Jenis barang

Untuk kepentingan penyaluran/pengiriman barang, nama jenis barang harus disebutkan dengan jelas. Untuk barang-barang inventaris hendaknya digunakan urutan sebagai berikut :

-          Nama seperti yang diberikan pembuatannya

-          Jenis barang dan kegunaannya

-          Merk (tanda) pabrik/produsennya

-          Tipe/ciri yang diberikan oleh pabrik yang mengeluarkan, sebagai contoh Mesin tulis : Olivetti, Royal

d)     Jumlah barang

Pelaksanaan pengiriman barang harus disebutkan, yaitu :

1.      Satuan hitungnya (misalnya : stel, set, perangkat, eksemplar)

2.      Jumlah satuannya

3.      Jumlah isi dari bagian yang dikirim, misalnya 2 stel meja makan dengan kursi 8  buah

4.      Harga satuannya.

2.      Pengiriman Barang

Dalam melakukan barang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1)      Cara pengiriman

2)      Pengamanan

3)      Pemuatan

4)      Pengangkutan

5)      Pembongkaran

1)      Cara pengiriman

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam pengiriman barang, yaitu:

a.       Pengiriman barang di dalam negeri

Pengiriman barang di dalam negeri dapat dibawa sendiri atau dilakukan melalui perusahaan Ekspedisi, misalnya EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut),EMKU (Ekspedisi Muatan Kapal Udara), Pos, jasa pengiriman yang lainnya.

b.      Pengiriman barang dari/ ke luar negeri

-          Melalui udara, berhubungan dengan EMKU

-          Melalui laut berhubungan dengan EMKL

2)      Pengamanan (pengemasan barang)

Barang yang akan dikirim perlu dikemas untuk menghindari akibat yang tidak diinginkan dalam pengangkutan. Dalam pengemasan barang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a)      Pengemasan harus disiapkan untuk menghindari kececeran. Kececeran dapat terjadi karena kerusakan pada pengemasan penempatan dalam angkutan kurang baik, dan pemberian tanda pengenal tidak jelas.. untuk menghindari kececeran harus diperhatikan:

-       Pengemasan yang kuat dan rapi

-       Didalam peti harus disertakan daftar barang

-       Penempatan dalam angkutan harus diatur dengan baik, sehingga mudah dilakukan ketika pembongkaran yang akan diturunkan pada tempat yang lebih mudah

b)      Pemberian tanda pengenal yang jelas mengenai :

-          Jenis barang

-          Penerimaan dan alamat

-          Pengirim

-          Perusahaan yang bertanggungjawab atas pengiriman barang

-          Nomor satuan

-          Perlakuan atau bahaya yang harus dihindari, biasanya ditunjukkan dengan tanda/ gambar:

(a)    Goncangan , untuk menghindari kerusakan tersebut diberi gambar tegak lurus.

(b)   Air, air dapat menimbulkan kerusakan pada barang-barang tertentu, misalnya pada kertas, semen, logam dan lain-lain, maka diberi tanda paying terbuka

(c)    Kebakaran, banyak jenis barang yang peka terhadap api dan udara misalnya bahan kimia, kertas, sejenis plastic, dan lain-lain. Maka pada kemasan diberi tanda api

(d)   Kecurian, untuk menghindari kecurian, pengemasan harus dilakukan dengan rapid an cermat sehingga tidak mudah diangkat oleh satu orang atau lebih. Oleh sebab itu kemasan disatukan dalam bungkusan yang besar dan rapi.

(e)    Kerusakan barang yang jika tertumpuk akan mengakibatkan kerusakan pada barang lain (misalnya asam belerang, asam garam dan lain-lain), pengemasan dilakukan :

Ø  Bahan pengemasan tidak mudah rusak, dan tidak bercampur dengan barang lain

Ø  Penggunaan botol dengan tutup yang kecil

Ø  Pemberian tanda posisi (tanda anak panah ke atas)

Ø  Bungkusan berbentu bulat harus dibungkus kembali hingga menjadi bungkusan segi empat.

3)     Pemuatan

a)      Kegiatan pemuatan barang terdiri atas :

-          Mengambil dan menurunkan barang dari tumpukan digudang

-          Membawa ke kendaraan atau alat pengangkutan

-          Menyusun ke dalam kendaraan atau alat pengangkutan

b)      Dalam melaksanakan pemuatan perlu diusahakan :

-          Memperkecil jarak antara tumpukan barang dengan kendaraan

-          Barang-barang yang berat diletakkan dibawah

-          Barang yang dimuat lebih dahulu ke dalam kendaraan adalah barang yang akan dibongkar terakhir

4)      Pengangkutan

Untuk dapat melaksanakn pengangkutan dengan baik, perlu memperhatikan azas cepat, tepat, aman dan ekonomis.

(a)    Azas tepat, azas ini menghendaki agar pengelolaan dilaksanakan dengan benar, waktunya tidak terlalu awal dan tidak terlambat, alat angkutan tidak salah, alamatnya tidak salah, jenis dan kualitas barang sesuai rencana.

(b)   Azas cepat

-          Pengiriman barang dilakukan dengan cepat

-          Diusahakan agar alat angkutan yang digunakan tidak atau sedikit mungkin mengalami pertukaran

-          Pengangkutan barang ke beberapa alamat sebaiknya diurutkan dari alamat yang terdekat sampai alamat yang terjauh.

(c)    Azas aman,  maksudnya agar barang yang dikirim tidak rusak atau hilang dan tidak merusak barang yang lain.

(d)   Azas ekonomis, maksudnya ada keseimbangan antara biaya dan daya guna barang.  Ekonomis tidak selalu berarti yang paling murah akan tetapi efisien dalam menggunakan biaya.

5)      Pembongkaran

Untuk menghindari kesulitan dalam pembongkaran yang berhubungan dengan kegiatan penerimaan barang, maka pengirim harus memberitahukan kepada penerima barang, yaitu :

-          Perkiraan waktu datangnya kiriman

-          Jenis barang dan harganya

-          Jumlah barang, bila perlu disertai ukuran volumenya

-          Alat angkutan yang dipergunkan

-          Nama perusahaan pelaksanaan pengangkutan

3.      Penyerahan barang

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan penyerahan barang, yakni :

a.    Surat pengantar pengiriman barang

b.    Kesediaan barang

c.    Penyesuaian antara isi surat pengantar pengiriman dengan keadaan barang menurut kenyataan.

4.      Pembuatan laporan

Sebagai pihak yang menerima barang, dan untuk mentertibkan administrasi penerimaan barang, maka harus menyusun laporan yang nantinya disampaikan kepada beberapa pihak yang harus dan ikut mempertanggungjawabkan keberadaan barang yang diterima.

Sebagai contoh Departemen Pendidikan dan  Kebudayaan, Kotamadya Semarang, disampaikan kepada :

-          Sekretariat Jendral Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

-          Inspektorat Jendral Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

-          Biro Perlengkapan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

-          Biro Keuangan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

-          Unit atasan langsungpenerima barang

Pelaksanaan pengiriman barang juga harus melengkapi administrasi sebagai bukti fisik atau kegiatan tersebut.untuk keperluan demikian harus disiapkan formulir-formulir, seperti: SPMB (Surat Permintaan Mengeluarkan Barang) dan lainnya. Adapun jenis formulir tidak selalu sama tergantung kepada kantor ataupun instansi yang menciptakan formulir tersebut.

BAB III

PENUTUP

A.    Simpulan

Distribusi adalah suatu proses penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen dan para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa tersebut diperlukan. Dan Perbekalan sendiri memiliki makna yang sama dengan logistic, sarana prasarana, dan lain sebagainya. Sehingga dapat diartikan bahwa Distribusi perbekalan merupakan kegiatan dan usaha pengurusan dalam penyelenggaraan penyaluran dan penyampaian kebutuhan perbekalan kepada unit-unit kerja yang membutuhkan.

Adapun asas-asas yang mendasari dari distribusiperbekalan kantor yaitu : Ketepatan jenis dan spesifikasi perbekalan yang disampaikan, Ketepatan nilai perbekalan yang disampaikan,Ketepatan jumlah perbekalan yang disampaikan, Ketepatan waktu penyampaian, Ketepatan tempat penyampaian, dan Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan. Proses distribusi perbekalan kantor sendiri meliputi Penyusunan Alokasi, Pengiriman, Penyerahan, dan Pembuatan Laporan.

B.     Saran

1.      Menekankan pada aktualisasi Manajemen Perbekalan, bukan hanya teoritis.

2.      Memberikan pemahaman lebih pada mahasiswa tentang pentingnya Distribusi dalam Manajemen Perbekalan.

DAFTAR PUSTAKA

Dwiantara,  Lukas.  2008.  “Bab 5 Distribusi Perbekalan” (Online)

https://id.scribd.com/doc/5226132/BAB-5-DISTRIBUSI-PERBEKALAN.

            (Di unduh tanggal  6 Oktober 2016)